Co je základní compliance checklist
Základní compliance checklist je praktický seznam kontrolních bodů, podle kterých si firma ověří, zda má nastavené minimum pro právní soulad, interní disciplínu a řízení rizik. Nejde o teorii. Jde o rychlý a srozumitelný systém „co musí být v pořádku“, aby firma fungovala bezpečně, předvídatelně a bez zbytečných problémů při kontrole, sporu, auditu nebo při vstupu investora.
Typicky pokrývá oblasti:
-
GDPR a ochrana dat
-
smluvní pořádek a obchodní dokumentace
-
interní pravidla a odpovědnosti
-
pracovní právo a HR minimum
-
web a e-shop compliance
-
komunikace s úřady a archivace
-
základní risk management
Komu je služba vhodná
• Nové firmy po založení, které chtějí „start bez chaosu“ a jasná pravidla
• E-shopy a online služby, které zpracovávají osobní údaje a řeší reklamace, marketing, platby
• B2B firmy se subdodavateli, kde vznikají rizika kvůli smlouvám a odpovědnostem
• Firmy s týmem (zaměstnanci, DPP/DPČ, externisté), kde vznikají HR a mzdové povinnosti
• Společnosti připravující se na audit, due diligence, investici nebo prodej
• Majitelé, kteří chtějí mít kontrolu nad tím, co se ve firmě děje a kdo za co odpovídá
Přínosy základního compliance checklistu
• Méně právních a finančních rizik díky odstranění typických slabých míst
• Rychlejší rozhodování – jasné role, procesy a odpovědnosti
• Lepší vymahatelnost – smlouvy a dokumenty odpovídají praxi
• Stabilnější provoz – méně improvizace a méně krizí „na poslední chvíli“
• Vyšší důvěra partnerů – firma působí profesionálně, předvídatelně a kontrolovaně
Co základní compliance checklist obsahuje
Níže je typický obsah. V praxi ho přizpůsobujeme podle oboru, velikosti firmy a toho, zda jde o B2C, B2B nebo kombinaci.
1) Firemní governance a interní pořádek
• Kdo je statutár a jaké má kompetence v praxi (podpisy, limity, schvalování)
• Rozdělení odpovědností mezi vedením, účetnictvím, obchodem, HR, IT
• Evidence klíčových rozhodnutí (jednoduché zápisy, schvalovací tok)
• Základní pravidla pro konflikt zájmů a schvalování výdajů
2) Smluvní minimum (B2B/B2C)
• Kde používáte smlouvy, objednávky, rámcové dohody a jaký je skutečný proces uzavření
• Nastavení klíčových ustanovení: cena, scope, termíny, odpovědnost, sankce, ukončení
• NDA a ochrana know-how (kdy ji potřebujete a jak ji používat)
• Systém evidence smluv: kde leží, kdo hlídá termíny, kdo řeší dodatky
3) GDPR a ochrana dat
• Mapování, jaká data zpracováváte (web, CRM, HR, marketing, dodavatelé)
• Základní dokumenty: informace o zpracování, interní pravidla, smluvní nastavení dodavatelů
• Přístupová práva: kdo vidí jaká data a proč
• Proces pro žádosti osob (přístup, výmaz, námitka) a jednoduchá evidence vyřízení
• Incident plán: co dělat, když dojde k úniku dat nebo zneužití účtu
4) Web/e-shop compliance (pokud relevantní)
• Obchodní podmínky, reklamace, odstoupení, proces vratek
• Správné informování zákazníka v košíku a na webu
• Marketingové souhlasy a práce s databází kontaktů (retence, odhlášení, evidence)
5) Pracovní právo a HR minimum
• Správná forma spolupráce: pracovní smlouva vs. DPP/DPČ vs. externista
• Vzorové dokumenty: pracovní smlouvy, dohody, mlčenlivost, interní pravidla
• Onboarding a offboarding: přístupy, zařízení, data, návrat majetku, ukončení spolupráce
• Evidence a archivace HR dokumentů
6) Účetní a daňové compliance minimum
• Kdo odpovídá za doklady, termíny a komunikaci s účetní kanceláří
• Evidence nákladů, schvalování faktur, workflow pro platby
• Základní kontrola: jak předcházet chybám, které vedou k doměrkům a sankcím
7) Risk management a krizové scénáře
• Největší právní rizika podle oboru (reklamace, licencování, subdodavatelé, IP, spory)
• Postup při sporu: kdo komunikuje, kdo schvaluje, jak se sbírají důkazy
• Nastavení základních „stop-rules“: co se bez právní kontroly nepodepisuje
Jak službu dodáváme krok za krokem
-
Vstupní rozhovor a audit provozu (web, smlouvy, procesy, tým, dodavatelé)
-
Compliance mapa rizik – co je kritické, co je důležité, co lze řešit později
-
Checklist na míru – jasné body, priority, odpovědnost u každého bodu
-
Dodání šablon a dokumentů (pokud jsou součástí domluveného balíčku)
-
Implementační plán – co udělat tento týden, co do 30 dnů, co do 90 dnů
-
Závěrečná kontrola – ověření, že pravidla odpovídají realitě a že tým ví, jak je používat
-
Volitelně průběžná podpora – nové smlouvy, změny webu, incidenty, kontroly
Prémiové orientační ceny
Ceny uvádíme v prémiovém segmentu a finalizujeme je podle složitosti (počet procesů, dodavatelů, jazykové mutace, e-shop).
• Checklist Start (malá firma / OSVČ + web): od 19 900 Kč
• Checklist Business (s.r.o. + smlouvy + HR minimum + GDPR základ): od 39 900 Kč
• Checklist Premium (e-shop / více oddělení / více dodavatelů): od 79 900 Kč
• Měsíční compliance dohled: od 9 900 Kč / měsíc
Časté otázky (FAQ)
Je compliance checklist jen dokument, nebo i reálné nastavení?
Děláme ho jako praktický systém. Dostanete jasné body, priority, odpovědnosti a postup, aby se checklist skutečně používal.
Co když už máme nějaké smlouvy a GDPR texty na webu?
Zkontrolujeme, zda odpovídají praxi. Nejčastější problém je nesoulad mezi papíry a realitou, který vytváří riziko při sporu nebo incidentu.
Jak rychle se dá checklist zavést?
Základní verze se dá nastavit rychle, ale důležité je, aby tým zvládl pravidla používat. Proto dodáváme i implementační plán a jednoduché workflow.
Je to vhodné i pro mikro firmu bez zaměstnanců?
Ano. Právě malé firmy často ztrácí čas a peníze na improvizaci. Checklist vám dá minimum, které drží firmu „v čistém režimu“.
Řešíte i e-shop compliance a reklamace?
Ano, pokud je to relevantní, zahrneme do checklistu i web/e-shop oblast a navážeme dokumenty na reálný checkout a proces vratek.
Co když přijde kontrola nebo spor?
Checklist obsahuje i krizové scénáře: co dělat, jak sbírat důkazy, kdo komunikuje a jak minimalizovat škody. V praxi to šetří čas a snižuje riziko špatných kroků.
Proč si firmy vybírají Yudey
• Compliance stavíme na reálných procesech, ne na šablonách
• Dodáváme použitelné výstupy: priority, odpovědnosti, workflow, kontrolní body
• Umíme propojit právo, provoz, HR, web a dodavatele do jednoho systému
• Pracujeme prémiově: rychlost, diskrétnost, kontrola kvality, jasné termíny
Jak začít
Pošlete nám krátce: obor, zda máte web/e-shop, počet lidí ve firmě, zda prodáváte B2C/B2B, jaké používáte nástroje (CRM, účetnictví, marketing). Připravíme rozsah checklistu na míru a navrhneme nejvhodnější balíček.