Co znamená „dohánění účetnictví“ a kdy je potřeba
Dohánění účetnictví je situace, kdy účetnictví firmy není zpracované průběžně nebo je zpracované neúplně a je nutné ho doplnit za minulá období. Často jde o kombinaci chybějících dokladů, špatného účtování, neuzavřených bankovních pohybů, nevyřešených záloh a nedořešené DPH logiky.
Opravy účetnictví se řeší typicky tehdy, když:
• účetnictví několik měsíců (nebo rok) „stojí“
• firma měnila účetní / systém a data nesedí
• přišla výzva z Finančního úřadu nebo hrozí kontrola
• majitel chce vědět reálný zisk, cash-flow a daňový dopad
• firma potřebuje úvěr, investora nebo due diligence a data nejsou důvěryhodná
V premium nastavení je cílem nejen dohnat minulost, ale hlavně nastavit proces, aby se problém neopakoval.
Kdo dohánění účetnictví nejčastěji potřebuje
• nové s.r.o., které po založení dlouho neřešilo doklady
• firmy v růstu, kde objem transakcí přerostl interní kapacity
• společnosti s DPH, EU transakcemi, e-commerce a zálohami
• podniky, kde se míchají firemní a soukromé platby bez pravidel
• firmy s více bankovními účty, měnami nebo platebními branami
• firmy po personální změně (účetní odešla, předání bylo slabé)
Typické problémy, které při opravách nacházíme
Chybějící doklady a neúplná evidence
• přijaté faktury chybí, jsou jen e-mailem nebo ve více verzích
• chybí dobropisy, storna a opravné daňové doklady
• neexistuje vazba mezi objednávkou, smlouvou a fakturou
Banka není uzavřená a platby nejsou spárované
• platby bez identifikace (nelze přiřadit k faktuře)
• duplicitní zaúčtování jedné platby
• špatné párování u záloh a refundací
• rozdíly mezi bankou a účetnictvím
Zálohy, které „visí“ a nikdo je nevyúčtoval
• přijaté zálohy bez finální faktury
• poskytnuté zálohy bez vyúčtování nebo bez dodání
• zálohy na přelomu období, které deformují výsledek
Chybný režim DPH a návaznosti na podání
• špatná sazba nebo špatné místo plnění
• EU plnění a reverse charge bez správné dokumentace
• nesoulad mezi účetnictvím a kontrolním hlášením
Špatné zařazení nákladů a majetku
• investice zaúčtované jako náklad (nebo naopak)
• chybějící odpisy, špatné vstupní ceny
• neřešené leasingy, úvěry, kurzové rozdíly
Co je cílem oprav (ne jen „dopsat účetnictví“)
Dohánění účetnictví má mít měřitelný výstup:
• účetnictví sedí s bankou, pokladnou, fakturací a smluvní realitou
• je jasné, jaký je zisk / ztráta za období a proč
• je vyřešená DPH logika a návaznost na podání
• zálohy jsou buď vyúčtované, nebo správně evidované
• je připravený podklad pro závěrku, Sbírku listin a případně audit
• firma má nastavený proces, aby příští měsíc nebyl znovu „doháněcí“
Jak probíhá dohánění účetnictví krok za krokem
1) Diagnostika a plán
Na začátku potřebujeme rychle zjistit rozsah problému:
• za jaké období se dohání
• kolik je dokladů a účtů
• jestli je DPH a jaký režim
• zda existují dluhy, přeplatky nebo nedořešené výzvy
Výstup: plán práce, seznam chybějících podkladů a prioritizace rizik.
2) Sběr podkladů a standardizace
Zavedeme jednotnou strukturu:
• faktury vydané/přijaté, dobropisy, zálohy
• bankovní výpisy, pokladna, platební brány
• smlouvy, objednávky a důkazy plnění u klíčových položek
Cílem je mít dohledatelnost a minimalizovat „sporné doklady“.
3) Uzavření banky a párování
Nejdřív se vyčistí banka:
• identifikace všech plateb a jejich přiřazení
• oprava duplicit, storna, refundací
• kontrola, že zůstatky sedí
Tento krok často odhalí nejvíc problémů v datech.
4) Účtování dokladů a vyřešení záloh
Následuje doplnění dokladů do účetnictví:
• zaúčtování dokladů do správného období
• vyúčtování záloh a oprava jejich evidence
• řešení přelomových transakcí (konec roku, konec kvartálu)
5) DPH a návaznost na podání
Pokud je firma plátce DPH, kontrolujeme:
• správné režimy a sazby
• vazbu na přiznání k DPH a kontrolní hlášení
• rizikové transakce (EU, reverse charge, e-commerce)
Cílem je, aby účetnictví a podání „mluvily stejnou řečí“.
6) Uzávěrkové operace a finální kontrola
Na konci období se doplní:
• odpisy, časové rozlišení, dohadné položky
• kurzové rozdíly
• kontrola sald pohledávek a závazků
• přehled výsledku hospodaření a jeho logiky
Výstupem je účetnictví, které je připravené pro závěrku a obhajitelné.
Jaké podklady budeme od vás potřebovat
Aby dohánění proběhlo rychle, obvykle potřebujeme:
• přístup k bankám / exporty bankovních výpisů za dotčené období
• vydané faktury a přehled fakturace (i z interního systému)
• přijaté faktury od dodavatelů + dobropisy
• přehled záloh (přijaté i poskytnuté)
• smlouvy a objednávky k významným transakcím
• podklady k majetku (auta, technika, IT, zařízení), leasingům, úvěrům
• u e-commerce: výpisy z platebních bran, marketplace reporty
Pokud některé podklady chybí, navrhneme alternativní způsob doložení, ale vždy je lepší doplnit je standardně.
Nejčastější otázky (FAQ)
1) Je možné dohnat účetnictví zpětně bez rizika?
Ano, pokud se postupuje řízeně: zmapuje se rozsah, doplní doklady, vyřeší se DPH režimy a vše se zkontroluje v návaznostech. Největší riziko je improvizace.
2) Co když chybí doklady od dodavatelů?
Nejdřív vyhodnotíme dopad. U části dokladů lze získat kopie, u části lze transakci doložit jinými důkazy. Nesmí se ale „tvořit“ doklady bez podkladu.
3) Co když už proběhla podání a účetnictví je jiné?
Je nutné udělat porovnání a podle typu rozdílů zvolit správný postup opravy tak, aby se nenabalovaly další nesrovnalosti.
4) Jak poznám, že je účetnictví skutečně v pořádku?
Zůstatky sedí s bankou a pokladnou, salda jsou vysvětlená, zálohy vyřešené, DPH logika konzistentní a výsledek hospodaření odpovídá realitě.
5) Jak rychle lze účetnictví dohnat?
Záleží na objemu dokladů a kvalitě podkladů. Nejrychlejší jsou firmy, které dodají bankovní exporty a kompletní fakturaci v jednotné struktuře.
6) Je dohánění vhodné spojit s průběžným reportingem?
Ano. Po dohnání minulosti dává smysl nastavit měsíční uzávěrku a reporting, aby se pořádek udržel.
7) Co se stane, když účetnictví nedoženeme a přijde kontrola?
Riziko je výrazně vyšší: delší komunikace, více výzev, možné doměrky a vyšší náklady na řešení. Pořádek v datech je nejlepší obrana.
Ceník (premium segment)
Cena závisí na rozsahu období, počtu dokladů, počtu bank, DPH režimech a složitosti majetku.
Orientačně:
• dohánění účetnictví za 1–2 měsíce u menší firmy: od 24 900 Kč
• dohánění účetnictví za kvartál (včetně DPH návazností): od 49 900 Kč
• dohánění účetnictví za více období / vyšší objem dokladů: od 89 900 Kč
• navazující nastavení procesů a měsíční uzávěrky: od 16 900 Kč / měsíc
Pokud je potřeba řešit i opravy historických podání, naceníme to samostatně podle rizikovosti a objemu.
Proč si firmy vybírají Yudey
• dohánění řešíme procesně: banka → doklady → zálohy → DPH → uzávěrka
• důraz na dohledatelnost a obhajitelnost, ne jen „aby to bylo“
• minimalizace rizik vůči Finančnímu úřadu a příprava na případnou kontrolu
• premium standard: checklisty, struktura, kontrolní body, stabilní rytmus
• možnost navázat reporting, závěrku i Sbírku listin v jednom režimu spolupráce